W naszym studiu filmowym często stajemy przed takim wyzwaniem. W efekcie, co ciekawe, za każdym razem realizujemy film szkoleniowy inaczej. Niezależnie od szablonów i wypracowanych założeń. Zarówno proces przygotowania materiałów, jak i komunikacja z klientem oraz sposób prezentacji ostatecznego produktu wyraźnie się od siebie różnią. Chyba dlatego tak bardzo lubię swoją pracę!

Oczywiście są pewne stałe elementy. Przede wszystkim na początku projektu należy odpowiedzieć sobie na podstawowe pytania, które pomogą nam dokładniej określić, jaki formę ma przybrać materiał dla klienta. Pomagają nam w tym dobrze znane kwestie: KTO i CO? GDZIE i KIEDY? JAK i oczywiście DLACZEGO?

Istnieje szereg powodów, dla których warto zadać te pytania. Najważniejszy z nich jest taki, że osoby oglądające materiał będą właśnie przez pryzmat tych pytań – świadomie lub nie – oceniać to, czego się uczą, co oglądają, i na co przeznaczają swój cenny czas.

Przyglądając się tym pytaniom dokładniej, spróbuję wytłumaczyć nie tylko ich istotność, ale jednocześnie proces powstawania treści edukacyjnych w Filmpoint.

DLACZEGO?

Z naszego doświadczenia wynika, że firmy, które przychodzą z pomysłem na materiał dla pracowników wiedzą, że zlecając e-learning, video learning czy animacje, zaoszczędzą czas i pieniądze, które musieliby wydać na szkolenie, przyuczanie indywidualne lub wewnętrzną kampanię informacyjną. Można więc powiedzieć, że pomysł wykorzystania takich treści wynika z czysto praktycznych przesłanek oraz ze zrozumienia wartości dodanej, jaką dostarcza nam w obecnych czasach technologia. I bardzo dobrze. Wbrew pozorom nie jest to jednak odpowiedź na istotne, jeśli nie najistotniejsze z wyżej wymienionych pytań: „dlaczego?”. Dotyczy ono bowiem bardziej samej treści tworzonego materiału, nie zaś ogólnego celu projektu, jakim jest efektywny, pod względem czasu i kosztów, proces edukacji pracowników.

Zawsze pytamy klienta: dlaczego chcecie taki, a nie inny materiał pokazać w formie video? Dlaczego jest ważne, by pracownik znał te zasady, procesy, fakty, daty? Dlaczego forma wideo jest lepsza od ulotek, rozporządzenia prezesa lub przemówienia menedżera na cotygodniowym spotkaniu? Oto kilka przykładowych odpowiedzi:

  • ponieważ są to informacje potrzebne w codziennej pracy każdego konsultanta działu sprzedaży,
  • ponieważ są to odpowiedzi na powtarzające się pytania w dziale HR lub księgowości,
  • ponieważ są to dane związane z istotną zmianą w organizacji, a przygotowywany materiał ma wspierać tą zmianę i kierować pracowników na „jasną stronę mocy”.

Natomiast nieprzekonujące odpowiedzi (po których musimy zadać klientowi szereg kolejnych pytań) to:

  • ponieważ tak prezes chce,
  • zawsze tego uczyliśmy,
  • tak mamy w regulaminie itp.

Oczywiście to nie są złe odpowiedzi, natomiast z punktu widzenia sensowności treści, efektywności ich dotarcia do odbiorcy i otwartości pracowników na ich przyjęcie, potrzeba trochę więcej konkretów. Dlaczego? Mówiąc wprost: ponieważ, jeśli chcecie, by Wasi pracownicy chętnie uczyli się nowych rzeczy, muszą być do tego zmotywowani i muszą czuć, że im się to opłaca. Jeśli nie będą mieli poczucia że ta wiedza jest im przydatna lub że jej brak jest dla nich niekorzystny, nie będą czuli motywacji, by ją sobie przyswoić. Jak wiemy to właśnie od motywacji w dużej mierze zależy sukces Twojego projektu edukacyjnego.

CO i KTO?

Dalszym krokiem naszej pracy z klientem jest ustalenie konkretnych treści. Bardzo dokładnie pytamy i rozpisujemy zakres informacji, które klient chce przekazać. Dopiero mając te informacje możemy stwierdzić, że wystarczą np. trzy wideo lekcje lub że warto przygotować manual dla pracownika, a może nawet stworzyć jego wizualny schemat. Zakres, czyli CO, w dużej mierze determinuje też KTO będzie prezentował te treści oraz JAK to zrobimy. Przy okazji warto wspomnieć, że im dokładniej dopytujemy o to, dlaczego dany zakres jest tak ważny, tym otrzymujemy lepszą argumentacje i dokładniejsze ustalenie, które z tych informacji są najistotniejsze. Ten aspekt jest szalenie ważny szczególnie przy rozbudowanych projektach informacyjno-edukacyjnych. Trzeba myśleć realistycznie i zadać sobie pytanie: co moi ludzie muszą wiedzieć po tym projekcie, a co jest informacją pomocniczą, tzw. nice to have. 

Warto przeznaczyć sobie kilka dłuższych spotkań na ustalenie zakresu treści, warto też zaprosić ludzi z różnych części firmy i jeśli można, warto rozłożyć te spotkania w czasie (oczywiście osoby z naszego zespołu są również obecne podczas tych spotkań). Taki proces daje najlepsze efekty i powoduje oszczędności czasowe w dalszym etapie produkcji.

Jeśli okazuje się, że należy zrobić video learning i przygotować krótki materiał filmowy, musimy odpowiedzieć sobie na dalsze istotne pytanie: KTO będzie twarzą tych informacji? Okazuje się, że nie zawsze prezes, menedżer lub trener wewnętrzny jest właściwą osobą. Czasem warto zaprosić do współpracy aktora, który czytelnie i jasno przekaże ważne treści. Tak czy inaczej trzeba znaleźć taką osobę , która swoją postawą i sposobem pracy przed kamerą będzie wiarygodnie przekazywać wiedzę.

JAK?

Kiedy znamy odpowiedzi na trzy najważniejsze pytania, możemy zacząć się zastanawiać, w co najlepiej ubrać te treści. Wbrew pozorom katalog możliwości jest całkiem szeroki. Od animacji poprzez ulotkę, prezentację, ścianę informacyjną, po film na ekranach monitorów w firmie, nagrany wywiad i video learning itd. Zachęcam jednak, żeby o tym, JAK, myśleć dopiero po ustaleniu meritum informacji.

Wspólnie z klientem szukamy odpowiedzi co do formy, która pomoże nam wesprzeć istotę treści. W ten sposób często dochodzimy do projektów łączonych, gdzie np. forma multimedialna staje się narzędziem wzmacniającym wystąpienie osób zarządzających, a nie stanowi osobnego kanału. Dodatkowo oba te elementy uzupełnia np. czysta w formie i czytelna ulotka, którą wręczamy pracownikom na koniec prezentacji. Elementy wizualne są nie do przecenienia w dzisiejszych czasach, a co ciekawe – mimo dostępności technologii – często są traktowane po macoszemu. Warto mieć świadomość, że ładny element wizualny może wpłynąć pozytywnie na odbiór trudnych treści przez pracowników.

Z kolei jeśli pracujemy przy kursie video learningowym, dotyczącym filmów instruktażowych, nie możemy zakładać, że ten kanał informacji sam w sobie wystarczy. Równolegle konieczne jest wsparcie realizowane zewnętrznie, poprzez kadrę średniego szczebla. Zachęcamy naszych klientów do tego, by również stosować formy łączone przy edukowaniu pracowników, i żeby nie oszukiwać się, że film, animacja lub jednorazowy kurs sam w sobie zapewni zmianę. To jest częsta pułapka, która wynika z praktycznego rozpatrywania wsparcia multimediów w procesie edukacji pracowników (szeroka dostępność, powtarzalność, jednorodność treści, możliwość monitoringu etc.). Przy uczeniu aspekt ludzki jest jednak nadal niezbędny. Warto o tym pamiętać planując wewnętrzną kampanię edukacyjną w firmie.

GDZIE i KIEDY?

Nad tym pytaniem również zastanawiamy się już na początkowym etapie, ponieważ od tego, w jakich warunkach będą pracownicy oglądać materiał, zależy w dużej mierze jego forma. Realizowanie w godzinach pracy długiego kursu e-learningowego przez pracownika sklepu odzieżowego, nie jest najprawdopodobniej dobrym pomysłem. Dlatego albo należy przygotować kurs w postaci kilku krótszych części i zachęcić do regularnej pracy po 15 minut dziennie, albo np. założyć 2 godziny w tygodniu, kiedy to pracownik będzie miał możliwość spokojnej pracy z komputerem w biurze lub w domu. Wspólnie z klientem zastanawiamy się nad tym, w jaki sposób najefektywniej stworzyć warunki do uczenia lub informowania pracownika.

Często klient już dokładnie wie gdzie i kiedy, a częściej nawet DO KIEDY dane informacje powinny być przekazane. Wtedy wracamy do pytania JAK zrobić to najefektywniej. Za każdym razem dbamy o to, żeby praca, czas i pieniądze klienta były efektywnie wydawane i, co nas niezmiernie cieszy, często okazuje się, że pomysł firmy zewnętrznej, nieosadzonej w realiach przedsiębiorstwa, patrzącej zupełnie z innej perspektywy na problem, daje sporo ciekawych i kreatywnych rozwiązań.

Zachęcam naszych obecnych i przyszłych klientów, by sami spróbowali odpowiedzieć sobie na powyższe pytania już w momencie rozpoczynania swoich projektów edukacyjnych. Jeśli się spotkamy, to gwarantuję, że my na pewno te pytania zadamy, chcąc przede wszystkim zapewnić Wam efektywne rozwiązanie.

Zaciekawił Cię artykuł i zastanawiasz się nad współpracą? Napisz do nas – odpowiemy na wszystkie pytania!